Uma das dificuldades mais frequentes para quem precisa trocar arquivos é a forma mais conveniente de salvá-los, para que outras pessoas possam abrir em seus computadores. Quando criamos um arquivo de texto, uma apresentação de slides ou uma planilha de cálculo, por exemplo, estamos fazendo uso de aplicativos com finalidades específicas para cada uma dessas necessidades. Geralmente, há várias possibilidades de extensão para cada um dos tipos de documentos, que é aquele “ponto alguma coisa” registrado ao final do nome do arquivo.
É fácil de entender se você pensar que, quando você quer abrir um arquivo, você apenas clica nele e ele geralmente abre. O computador escolhe para você o programa mais adequado para mostrar o conteúdo das informações e permitir modificações. Desse modo, se é um arquivo de texto, um editor de texto irá abri-lo.
Se for uma música, um tocador de áudio executará o som. Isso é simples assim porque cada arquivo carrega consigo algumas informações, que, sem que você precise saber, se encarrega de dizer ao computador qual programa deve usar. Quando você clica no arquivo para abrir e o sistema não consegue, é porque, provavelmente, seu computador não está com o programa adequado instalado.
Daí a importância de entender um pouquinho só desses formatos se você deseja compartilhar arquivos e quer que eles sejam abertos por outras pessoas, sem transtornos. O assunto é abrangente, mas vamos pensar, por enquanto, nas suítes de escritório mais conhecidas.
Mas o que é uma suíte de escritório, afinal?
É um programa que reúne os aplicativos voltados a edição de textos, apresentações e planilha de cálculos (esses são os programas mais usados). Por meio desses aplicativos, é possível digitar desde um trabalho escolar até uma tese de doutorado ou então um contrato profissional.
Também uma suíte de escritório oferece ferramenta que possibilita desde o controle de gastos pessoais a um demonstrativo sofisticado de faturamento com aplicações na bolsa de valores. Com uma ferramenta de criação de slides, por exemplo, podemos produzir desde apresentações divertidas até exibições para palestras, aulas, reuniões de negócios etc. Ou seja, uma suíte de escritório é um conjunto indispensável para usuários de todos os níveis de exigência.
Das suítes de escritório mais populares, destacam-se o Microsoft Office e o OpenOffice.org (que, na versão em português, recebe o nome de BROffice). Cada uma dessas suítes, embora tenham a mesma finalidade, possue peculiaridades e diferenças na hora de salvar o documento. Por isso, é necessário observar alguns detalhes nesse momento, para que eles possam ser distribuídos sem problemas entre usuários de uma ou outra suíte.
Imagine que você tenha digitado um trabalho escolar de dezenas de páginas, caprichado na redação e que o prazo de envio do arquivo para professora esteja acabando. Caso ela não consiga visualizá-lo, não terá valido de nada todo o esforço. Se ela não especificou o formato do arquivo, é melhor ter atenção para garantir que ela abra o documento, independente do programa e versão que ela está usando.
Se você estiver usando o Microsoft Office 2007, a extensão que o editor de textos Word irá salvar o seu arquivo será .docx, que pode ser aberto sem problemas por quem usa a mesma versão do Office ou o OpenOffice.orgnas versões mais recentes. Mas se a professora do nosso exemplo tiver na sua máquina apenas uma versão anterior do Office 2007, ela não conseguirá abrir o trabalho.
A solução
Para evitar esse problema, o mais indicado é sempre salvar seus documentos de texto como Documento do Word 97-2003 (que abre em qualquer versão do Office da Microsoft ou no OpenOffice.org). Se forma uma planilha, salve como Pasta de Trabalho do Excel 97-2003, e uma apresentação de slides, procure salvar como Apresentação do PowerPoint 97-2003.
Agora vamos inverter os papeis: você recebeu o arquivo numa extensão que sua suíte de escritório não consegue reconhecer. Para solucionar isso, você pode instalar um complemento (no menu
Baixar complemento) em versões do Office anteriores ao 2007 ou baixar e instalar o OpenOffice (em OpenOffice.org) que suporta este formato. Ambas soluções resolvem o problema sem qualquer custo. A diferença entre uma e outra é que a segunda permite a instalação completa de uma nova suíte em vez de simplesmente um novo complemento de compatibilidade.
Se você não é usuário de OpenOffice.org, lembre-se que essa suíte tem um padrão de formato diferente do que é suportado pelo Office da Microsoft.
Então, resumindo: se você não tem certeza de que as pessoas que irão receber o seu arquivo usam o mesmo programa que você, o mais recomendável é salvar como Microsoft Word 97/2000/XP.
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